Software speelt voor veel organisaties een steeds grotere rol in hoe zij werken, groeien en zich onderscheiden. Van klantbeheer tot interne processen: digitale tools bepalen in hoge mate de efficiëntie en schaalbaarheid van een bedrijf. Bij het maken van deze keuzes zoeken organisaties vaak naar oplossingen die snel inzetbaar én eenvoudig in gebruik zijn.
Een veelgekozen startpunt is een SaaS-oplossing. SaaS staat voor Software as a Service: software die je afneemt via een abonnement. Denk aan boekhoudsoftware, CRM-systemen of andere online platforms. Je hoeft niets te bouwen, kunt snel starten en betaalt een vast bedrag per maand. Precies daarom is SaaS voor veel bedrijven een logische eerste stap. Tegelijkertijd kan wat in het begin prettig werkt, later beperkend worden — zeker wanneer een organisatie groeit en zich verder ontwikkelt.
In dit artikel lees je wanneer SaaS begint te knellen, waarom je daar weinig aan kunt veranderen en wat maatwerk software ontwikkeling op de lange termijn oplevert.
Wanneer succes een beperking wordt: de grenzen van SaaS
SaaS-oplossingen zijn ontworpen voor een brede groep organisaties. Ze werken volgens vaste standaarden en vooraf bepaalde functionaliteiten. Zolang je processen binnen dat kader passen, biedt dat overzicht en snelheid. Veel organisaties ervaren in de eerste fase vooral gemak: relatief snel live, vaak weinig inrichting en duidelijke maandelijkse kosten.
Naarmate een organisatie groeit en volwassener wordt, veranderen de eisen aan software. Processen worden specifieker, klantverwachtingen nemen toe en de behoefte aan flexibiliteit groeit. In de praktijk merken organisaties dan dat hun SaaS-oplossing steeds minder goed aansluit op hoe zij eigenlijk willen werken.
Dat uit zich bijvoorbeeld in situaties waarin:
- gewenste functionaliteit niet kan worden toegevoegd of aangepast
- klantdata niet vrij of op eigen wijze kan worden benut
- doorontwikkeling volledig afhankelijk is van de roadmap van de leverancier
- nieuwe features niet mogelijk zijn zonder te wachten of extra te betalen
- licentiekosten blijven oplopen bij groei of uitbreiding
- er geen eigenaarschap is over techniek, data of intellectueel eigendom
Wat aanvankelijk snelheid en eenvoud bracht, wordt daarmee steeds vaker een rem op verdere ontwikkeling.
Huren in plaats van bezitten
Een belangrijk verschil tussen SaaS en maatwerksoftware is het eigenaarschap.
Bij een SaaS-oplossing gebruik je software op basis van huur. De techniek is niet van jou, de mate van controle over data is beperkt en je bent afhankelijk van de keuzes, planning en doorontwikkeling van één leverancier. Naarmate je langer gebruikmaakt van de software, neemt die afhankelijkheid vaak toe.
Je blijft investeren in licenties, maar bouwt geen eigen digitale waarde op. Overstappen naar een ander systeem kan daardoor complex en kostbaar worden.
Bij maatwerksoftware ligt dat anders. De software wordt ontwikkeld voor jouw organisatie. De techniek, de data en de beslissingen over doorontwikkeling blijven in eigen beheer. Dat geeft ruimte om te groeien, aan te passen en te blijven ontwikkelen op een manier die past bij jullie organisatie.
Wanneer wordt maatwerk software interessant?
SaaS-oplossingen werken goed voor software die een ondersteunende rol heeft binnen je organisatie. Denk aan boekhouding, e-mailmarketing, HR-tools of een standaard CRM. Dit zijn toepassingen die voor veel bedrijven vergelijkbaar zijn en waarbij snelheid en gemak vaak belangrijker zijn dan maatwerk of onderscheidend vermogen. In zulke gevallen is SaaS een logische keuze: je kunt snel starten, weet waar je aan toe bent en hoeft zelf niets te bouwen of te beheren.
Die keuze krijgt meer gewicht zodra software niet alleen ondersteunt, maar een directe invloed heeft op hoe je organisatie werkt, groeit en waarde creëert. Wanneer processen, klantrelaties of productontwikkeling in hoge mate afhankelijk worden van software, bepaalt die software steeds vaker wat er wel en niet mogelijk is. Op dat moment wordt de vraag of een SaaS-oplossing nog past, een strategische vraag.
Organisaties herkennen dit kantelpunt vaak aan signalen zoals:
- processen die zich moeten aanpassen aan de SaaS-software, in plaats van andersom
- een SaaS-oplossing die niet goed aansluit op nieuwe werkwijzen of groeiplannen
- tijdelijke omwegen of extra tools die nodig zijn om dagelijks werk gedaan te krijgen
- kosten die blijven toenemen zonder dat de software meer mogelijkheden biedt
- weinig grip op klant- en procesdata, waardoor inzichten moeilijk te benutten zijn
- beperkte ruimte om snel aanpassingen door te voeren of nieuwe ideeën te testen
Dit zijn tekenen dat de software niet langer meebeweegt met de organisatie, maar juist een beperkende factor wordt in hoe je werkt en verder ontwikkelt.
Maatwerk software: controle, eigenaarschap en ruimte om te groeien
Met maatwerk software ontwikkel je software die aansluit op hoe jouw organisatie daadwerkelijk werkt — vandaag én morgen. De oplossing wordt gebouwd rondom je processen, doelen en groeiplannen, in plaats van andersom.
Dat betekent dat je alleen bouwt wat nodig is:
- functionaliteit die direct waarde toevoegt
- geen vaste standaarden die je moet omzeilen
- geen afhankelijkheid van de planning of keuzes van één leverancier
Je houdt zelf de regie over:
- welke functies worden ontwikkeld
- hoe data wordt opgeslagen en benut
- wanneer en hoe je verder doorontwikkelt
Zo investeer je niet alleen in software die werkt voor vandaag, maar bouw je ook aan digitale waarde binnen je eigen organisatie.
Maatwerk of SaaS: de belangrijkste verschillen
Onderstaande vergelijking laat zien waar SaaS en maatwerk software van elkaar verschillen.
| Overweging | SaaS | Maatwerk |
|---|---|---|
| Afstemming op processen | Je past je werkwijze aan aan de software | De software sluit aan op jouw processen |
| Flexibiliteit | Vaste functies en instellingen | Functies zijn aanpasbaar en uitbreidbaar |
| Eigenaarschap | Geen eigendom van techniek of kerndata | Volledige zeggenschap over software en data |
| Integraties | Standaardkoppelingen, beperkte invloed | Sluit aan op bestaande systemen en tools |
| Schaalbaarheid | Gebonden aan pakketten en licenties | Groeit mee met je organisatie |
| Kosten op lange termijn | Lage instap, terugkerende kosten bij groei | Investering vooraf, geen oplopende licenties |
| Vendor lock-in | Afhankelijk van één leverancier en roadmap | Vrijheid in beheer en doorontwikkeling |
| Beveiliging en privacy | Beperkte invloed op dataopslag en beveiliging | Zelf bepalen hoe data wordt opgeslagen en beveiligd |
| Opstarttijd en eenvoud | Snel inzetbaar, weinig voorbereiding | Vraagt voorbereiding, maar biedt meer regie |
SaaS of maatwerk? Het juiste moment maakt het verschil
SaaS kan een logische en efficiënte keuze zijn voor ondersteunende software en een snelle start. Maar zodra software een bepalende rol krijgt in hoe je organisatie werkt, groeit en zich onderscheidt, veranderen de eisen.
Wanneer processen zich moeten aanpassen aan het systeem, flexibiliteit ontbreekt en eigenaarschap belangrijker wordt, is het moment aangebroken om maatwerk te overwegen. Als bewuste stap richting meer regie, schaalbaarheid en ruimte om verder te groeien.
Wil je een app laten maken die bestaande systemen aanvult of vervangt en precies aansluit op jouw doelen? Dan is maatwerk een logische volgende stap.
